SEMANA 7 GRUPO 2

Gestionar Elementos (VII)

2.3. Crear archivos nuevos con aplicaciones de Drive

Existen muchos servicios en el mercado que ofrecen almacenamiento de archivos en la nube, incluso, muchos de ellos con un buen espacio de almacenamiento y, además, también gratuitos. Lo que distingue a Google Drive es, además del almacenamiento, la disponibilidad de aplicaciones ofimáticas. Con ellas podemos crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones en pantalla, formularios, dibujos, mapas para uso personalizado y sitios web. Para crear archivos con cualquiera de estas aplicaciones basta con seleccionarla en el menú del botón Nuevo.

Al igual que cuando subimos archivos, debemos tener presente que el archivo nuevo a crear se graba en la carpeta en la que estemos ubicados en el momento de iniciar la aplicación. Por tanto, no debemos olvidar este detalle y entrar siempre primero a la carpeta deseada. Después usamos el menú y abrimos la aplicación, por ejemplo, Documentos de Google.

Al abrir la aplicación se abre una nueva ventana del navegador en donde podremos comenzar a escribir nuestro documento enseguida.

Observa en la imagen anterior que ahora tenemos dos pestañas abiertas en nuestra navegador, una con Google Drive en la carpeta en donde nos hemos ubicado y otra con la aplicación seleccionada.

En las siguientes unidades estudiaremos las aplicaciones de Google Drive que hemos mencionado para crear documentos, hojas de cálculo, etcétera. Por lo pronto, es importante mencionar que para darle un nombre a nuestro archivo, debemos hacer clic en la caja de la esquina superior izquierda de la interfaz de la aplicación, en este caso, donde dice Documento sin título, ahí podremos darle un nuevo nombre al archivo.

   

SEMANA 7 GRUPO 1

Gestionar Elementos (VI)

La acción contraria es la descarga de archivos. El proceso es muy sencillo, basta con seleccionar el archivo o carpeta deseado y luego seleccionar Descargar del menú contextual o bien de un menú que aparece solamente cuando tenemos algún elemento seleccionado.

 

Al utilizar cualquiera de estas dos opciones, el proceso de descarga comienza y se indica según el navegador que estemos utilizando.

En el caso de descargar una carpeta, Drive la comprime en un solo archivo tipo .zip (que puede abrirse con aplicaciones tipo WinRar), aunque las opciones de menú son las mismas. Por tanto, una vez que seleccionamos la carpeta a descargar, inicia el proceso de compresión, del que informa a través de una ventana en la esquina inferior derecha y luego la descarga.

En el navegador Chrome, por ejemplo, los archivos descargados quedan disponibles para el usuario en una barra inferior con un menú donde podemos abrirlos o abrir la carpeta del disco duro donde se encuentren. Por tanto, las dos descargas, un archivo y una carpeta, se verían así.

Si no sabes qué es un archivo comprimido y cómo puedes utilizarlo, en aulaClic tenemos un artículo para aclarar estas dudas haciendo clic aquí: .

Hay una característica interesante de Drive a tener en cuenta y sobre la que volveremos con mayor detalle más adelante: cuando descargamos un documento hecho con Google Docs (es decir, con una aplicación propia de Google Drive), el archivo se convierte primero al formato de Word y luego se descarga. De ese modo, Google Drive nos ayuda a mantener la compatibilidad con Microsoft Office de los archivos que creemos con sus aplicaciones ofimáticas. Pero, insistimos, volveremos a ello más adelante.

SEMANA 6 CLASE 2

Gestionar Elementos (V)

El procedimiento para subir carpetas es exactamente igual y tiene las mismas alternativas: El menú Nuevo - Subir carpeta, la misma opción del menú contextual, o bien, arrastrando una carpeta desde nuestro ordenador hasta el área de archivos y carpetas de Drive. Las carpetas se crean en Drive y en ellas se copian también los archivos y subcarpetas que contengan. Si usamos el menú Nuevo o el contextual, debemos seleccionar la carpeta a subir con un cuadro de diálogo para ese propósito.

Si utilizamos el método de arrastrar una carpeta hasta Drive, el icono lo mostrará claramente.

Otra vez, una ventana nos indicará el progreso de esa acción. Nótese que nos indica que estamos subiendo una carpeta (1 elemento), pero que ésta tiene, a su vez, 22 documentos.

 

 Puedes realizar este ejercicio para practicar subiendo archivos y carpetas desde tu ordenador.

Ejercicio: Subir documentos

Subir un archivo

El primer caso va a ser crear un archivo en el disco duro para poder subirlo a Google Drive.

Para ello sitúate en la carpeta Mis documentos. Haz clic con el botón derecho sobre un espacio en blanco de la carpeta, y en el menú desplegable elige Nuevo, y después Documento de Word o documento de texto, como prefieras.

Escribe algo en él y guardalo con el nombre Tipos de manzanas.

Ahora vamos a subir a Google Drive el archivo anterior que tenemos en la carpeta Mis Documentos. Recuerda que en el ejercicio anterior creamos una estructura de carpetas.

1. Desde la pantalla de inicio de Google Drive, debes ubicarte en la carpeta Frutas - De grano - Manzanas.
2. Una vez ahí, pulsa el botón Nuevo - Subir archivo
3. En el cuadro de diálogo que aparece, debes buscar y seleccionar el archivo Tipos de manzanas.
4. Cerciórate que se abre la ventana que muestra el progreso de la carga del archivo.
5. . Ahora ya tenemos nuestro archivo en Google Drive. Podemos editarlo, guardarlo, compartirlo, etc.

SEMANA 6 CLASE 1

OJO LA PRÓXIMA SEMANA INICIAN LAS EXPOSICIONES HACER 

GRUPOS DE 3 MÁXIMO

Gestionar Elementos (IV)

2.2. Subir y descargar carpetas y archivos

Si bien es cierto que podemos tener en nuestra unidad de Drive archivos que hayamos creado con sus propias aplicaciones ofimáticas, tal como veremos más adelante, lo más probable es que coloquemos ahí en primer lugar archivos provenientes de nuestro propio disco duro. Podemos subir archivos en lo individual, o bien carpetas con archivos e incluso con subcarpetas que a su vez pueden contener más archivos.

Para hacerlo hay tres vías muy sencillas. La primera de ellas es probable que ya la hayas descubierto cuando creamos carpetas. Es utilizando el botón Nuevo. Sin embargo, no debemos olvidar que, previamente, debemos asegurarnos de estar ubicados en la carpeta donde queremos que el archivo a subir se guarde.Subamos un archivo a la carpeta Cuentos que, como vimos, está a su vez en la subcarpeta Proyecto literario. Por tanto, nos ubicamos en esa carpeta usando el panel o entrando con doble clic a las carpetas hasta llegar ahí. Luego usamos el menú Nuevo - Subir archivo.

Lo cual abre un cuadro de diálogo donde podremos navegar en las carpetas de nuestro ordenador para buscar y seleccionar el archivo a subir. Podemos incluso seleccionar varios archivos simultáneamente y éstos se guardarán en nuestra unidad de Drive.

El proceso de carga se muestra en una ventana en la esquina inferior derecha del navegador. Ahí podremos ver la lista de archivos que se están subiendo y la indicación cuando este proceso ha terminado.

 

Un segundo método es utilizar la misma opción del menú contextual que aparece haciendo clic en el área de archivos y carpetas. Se vuelve a abrir la ventana para seleccionar archivos, por lo que no es necesario repetir el procedimiento.

El tercer método es seleccionar el archivo o archivos de nuestro disco duro, tomarlos con el botón izquierdo del ratón y arrastrarlos hasta la ventana de Drive, al soltarlos comenzará el proceso de carga.

SEMANA 5 CLASE 2

Unidad 2. Gestionar Elementos (III)

Con este procedimiento hemos creado dos carpetas más, una llamada Imágenes_cuentos y otra más llamada Oficios enviados. Ahora bien, estructura de carpetas suele incluir carpetas dentro de las carpetas. Para entrar en una carpeta, simplemente debemos hacer doble clic en ella, como es previsible, nuestras carpetas aún no contienen archivos, por lo que su apariencia es así:

Ahí podemos crear archivos nuevos o subir algunos desde nuestro ordenador. También podemos crear otras carpetas con el procedimiento que ya conocemos, al hacerlo, Drive queda ahora así.

Aquí debemos observar dos detalles. Uno de ellos es el cambio en el indicador de ruta que está sobre el área de carpetas y archivos, como dijimos, nos muestra el punto en donde estamos ubicados. En este caso, dentro de la carpeta Proyecto literario que, a su vez, está en Mi unidad.

El segundo detalle lo podremos ver si hacemos clic en el pequeño triángulo azul que está a la izquierda de Mi unidad en el panel. Nos mostrará una estructura de árbol de las carpetas que hemos creado hasta ahora, observa que cada carpeta que a su vez tenga carpetas, mostrará también un pequeño triángulo, al pulsarlo, desplegará su respectiva estructura:

Esto nos lleva a entender fácilmente que para movernos en la estructura de carpetas de nuestra unidad de Drive, basta con hacer clic en la carpeta deseada, ya sea en la vista de estructura del panel, o en el indicador de ruta o ubicación. En cualquiera de los dos casos, Drive cambiará para mostrar el contenido de la carpeta seleccionada en el área de carpetas y archivos, por lo que navegar en Drive es muy sencillo.

Es importante mencionar una peculiaridad en el funcionamiento de Drive que no ocurre con las carpetas y archivos de nuestro ordenador: Es posible crear o subir dos carpetas (y archivos) con el mismo nombre. Si nos ubicamos en Mi unidad y creamos una nueva carpeta llamada Proyecto literario, veremos que se suma a la que ya existía.

Lo cual podría llevarnos a confusión para organizar nuestros archivos por lo que, a menos de que haya alguna razón muy singular para tener dos carpetas o archivos con el mismo nombre, debemos evitarlo a toda costa por un principo de orden.

 Puedes realizar este ejercicio para practicar la elaboración de una estructura de carpetas.

Una vez que hemos aprendido a crear una estructura de carpetas para organizar nuestros archivos, podremos ver cómo subir archivos y carpetas desde nuestro disco duro. Más adelante veremos cómo crear archivos nuevos con las aplicaciones ofimáticas de Drive.

SEMANA 5 CLASE 1

Unidad 2. Gestionar Elementos (II)

Para crear nuestra carpeta, utilizamos la primera opción del botón nuevo que está sobre el panel de la izquierda. Al hacer clic en él se despliega su menú en donde, simplemente, seleccionamos la opción Carpeta.

Al hacer clic en esa opción de menú, aparece un cuadro de diálogo donde debemos indicar el nombre que tendrá nuestra carpeta y luego pulsamos Crear.

Ahora el área de archivos y carpetas mostrará la carpeta recién creada.

En tanto estemos ubicados en Mi unidad, tal y como lo indica la pequeña barra azul del panel de la izquierda, cada vez que repitamos este procedimiento se añadirán nuevas carpetas a nuestro espacio en Drive. Una alternativa para crear carpetas es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un espacio vacío del área de archivos y carpetas, con ello aparecerá un útil menú contextual, que usaremos con frecuencia, en donde podemos elegir, otra vez, la opción de menú Carpeta.

SEMANA 4 CLASE 2

Gestionar Elementos (I)

En esta unidad trataremos todo lo relativo a la administración de archivos y carpetas: Crearlos, subirlos, descargarlos, copiarlos, visualizarlos, renombrarlos, editarlos, borrarlos, etcétera. Como veremos, Google Drive es un completo entorno para crear y administrar una estructura de carpetas y archivos, lo que implica toda una serie de acciones sobre ellos. En la unidad anterior estudiamos la pantalla de inicio de Google Drive y ahora es el momento de comenzar a utilizarla.

2.1. Crear Carpetas

 Hasta hace algunos años, la única alternativa para guardar y utilizar archivos en nuestro ordenador eran las unides de almacenamiento del mismo, usualmente el disco duro, aunque también podíamos hablar de memorias FlashUSB, CD's o DVD's, antes aún, disquetes. Y en estas unidades, igual que ahora, solíamos tener un problema común: conforme va aumentando el número de archivos es necesario establecer algún criterio y mecanismos para mantenerlos organizados. Dicho mecanismo es organizarlos por carpetas. Una carpeta, podemos decir, es un espacio que creamos para colocar ahí archivos de cierto tipo o tema que deseamos mantener separados del resto. Dentro de una carpeta es incluso posible crear otro carpeta y dentro de ésta otra u otras. De modo que se va creando una estructura de carpetas para organizar nuestros archivos.

Si estos conceptos no te son familiares, aquí  puedes ver todo esto con más detalle, junto con una explicación de los conceptos de unidad física, unidad lógica, archivo, carpeta, etc.

En Google Drive el principio es el mismo, la diferencia es que la unidad de almacenamiento no está en nuestro ordenador, sino en la nube. Es decir, en un servidor de Internet en donde se grabarán estas carpetas y archivos, por lo que estarán disponibles desde cualquier parte donde tengamos una conexión e, incluso, con independencia del ordenador o dispositivo que usemos para conectarnos.

Por tanto, lo primero que debemos ver es cómo crear carpetas en nuestra unidad de Google Drive, e incluso una estructura de carpetas para que nuestros archivos estén organizados desde el principio.

Como vimos en la unidad anterior, si acabamos de crear nuestra cuenta de Google, nuestra unidad de Drive, por tanto, estará vacía y tendrá la siguiente apariencia:

Para crear una carpeta debemos tener presente que ésta se generará en el punto que esté indicado en el panel de la izquierda (nótese la pequeña línea vertical azul), por default, Mi unidad. 

La indicación de la ubicación también se muestra sobre el área de archivos del este modo: . Como veremos, ambos elementos son muy útiles para no perdernos entre nuestras carpetas y archivos cuando su número sea muy alto.